Dijital dönüşüm sürecinde faturalama sistemleri köklü bir değişimden geçiyor.
Kağıt faturalardan dijital sistemlere geçişin ilk adımı e-Fatura olsa da, bu süreci tamamlayan en önemli yapı taşlarından biri e-Arşiv Fatura sistemidir.
Logo e-Arşiv çözümleri, işletmelerin GİB standartlarına uygun şekilde elektronik belge üretmesini, göndermesini ve arşivlemesini sağlar.
Bu yazıda, e-Arşiv fatura nedir, kimler kullanmak zorundadır, e-Fatura ile farkları nelerdir gibi tüm soruların yanıtlarını bulacaksınız.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya kurumlara düzenlenen, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun elektronik fatura türüdür.
Bu sistem sayesinde işletmeler, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine bile dijital ortamda fatura kesebilir.
Kısacası:
“e-Fatura, e-Fatura mükellefleri arasındaki dijital belge sistemidir;
e-Arşiv ise e-Fatura sistemine dahil olmayan taraflar için kullanılan e-belge çözümüdür.”
Logo Yazılım’ın sunduğu Logo e-Arşiv çözümü, hem Logo J-Platform hem de Logo Tiger 3 Enterprise ve Logo GO 3 ERP sistemleriyle tam entegre çalışır.
Bu sayede kullanıcılar, hangi müşteriye hangi türde belge düzenleyeceğini sistemin otomatik olarak belirlediği, hatasız bir yapıdan faydalanır.
➡️ Ayrıntılı bilgi için bkz. Logo J-Platform e-Fatura
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar
Birçok kullanıcı bu iki kavramı karıştırır.
Aslında ikisi de elektronik ortamda düzenlenen belgeler olsa da, kapsamları ve kullanım amaçları farklıdır.
| Kriter | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Kullanıcılar | e-Fatura mükellefleri arasında kullanılır. | e-Fatura kullanıcısı olmayanlara düzenlenir. |
| Gönderim Şekli | GİB sisteminden geçerek alıcıya iletilir. | GİB sistemine raporlanır, doğrudan alıcıya gönderilir. |
| Belge Saklama | GİB sisteminde ve işletme arşivinde saklanır. | İşletme tarafından elektronik ortamda arşivlenir. |
| Zorunluluk Durumu | Belirli ciroya ulaşan işletmeler için zorunludur. | e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm satışlarda zorunludur. |
| Logo Entegrasyonu | eLogo, J-Platform, Tiger, GO ile entegre çalışır. | Aynı altyapıda otomatik geçiş ile çalışır. |
Bu fark sayesinde, Logo e-Arşiv kullanan işletmeler, tüm satış işlemlerini tek sistem üzerinden yönetebilir — müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmaması önemli değildir.
e-Arşiv Fatura Kimler İçin Zorunludur?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), belirli sektörlerde faaliyet gösteren veya yıllık cirosu belirli bir seviyeyi aşan işletmelere e-Arşiv Fatura kullanımını zorunlu hale getirmiştir.
2025 yılı itibarıyla e-Arşiv Fatura zorunluluğu bulunan işletmeler:
-
e-Fatura sistemine kayıtlı olan tüm firmalar
-
E-ticaret yapan işletmeler
-
5 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip olan firmalar
-
İnternet üzerinden satış yapan şahıs işletmeleri
Ayrıca e-Arşiv fatura, gönüllü geçiş için de uygundur.
Yani GİB zorunluluğu olmasa bile, firmalar süreçlerini dijitalleştirip maliyet avantajı sağlamak için bu sisteme geçebilir.
Logo e-Arşiv Sisteminin Temel Özellikleri
Logo Yazılım, e-Arşiv sürecini yalnızca bir yasal zorunluluk olarak değil, işletme verimliliğini artıran bir çözüm olarak ele alır.
Logo e-Arşiv modülü, kullanıcı dostu arayüzü ve güçlü entegrasyon altyapısıyla dikkat çeker.
| Özellik | Açıklama |
|---|---|
| Otomatik Fatura Türü Seçimi | Müşteri e-Fatura mükellefi değilse sistem otomatik e-Arşiv oluşturur. |
| Online Gönderim | Faturalar e-posta veya özel link aracılığıyla müşteriye iletilir. |
| Hızlı Arşivleme | Faturalar dijital ortamda güvenli şekilde saklanır, anında erişilebilir. |
| Raporlama | GİB raporlamaları otomatik olarak hazırlanır ve gönderilir. |
| Entegrasyon | e-Fatura, e-Defter ve e-Mutabakat modülleriyle birlikte çalışır. |
| Logo ERP Uyumu | Logo Tiger 3 Enterprise, Logo GO 3 ve Logo J-Platform ile entegredir. |
e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları
1. Mevzuata Uyum
Logo e-Arşiv sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın güncel tebliğlerine tam uyumludur.
Tüm düzenlemeler otomatik güncellenir, manuel müdahaleye gerek kalmaz.
2. Maliyet Tasarrufu
Kâğıt, posta, baskı ve arşivleme maliyetlerini tamamen ortadan kaldırır.
Yıllık fatura hacmi yüksek olan firmalarda bu tasarruf %70’e kadar ulaşabilir.
3. Hız ve Kolaylık
Fatura oluşturma ve gönderim süreci saniyeler içinde tamamlanır.
eLogo entegrasyonu sayesinde faturalar anında alıcıya iletilir.
4. Arşivleme Kolaylığı
Logo e-Arşiv ile tüm faturalar bulut ortamında güvenli şekilde saklanır.
Yetkili kullanıcılar geçmiş belgelere kolayca erişebilir, indirme veya yazdırma işlemleri yapabilir.
5. Çevre Dostu Çözüm
Kağıt tüketiminin ortadan kalkması, çevresel sürdürülebilirlik açısından önemli bir adımdır.
Logo J-Platform e-Arşiv Kullanım Senaryosu
Bir örnekle açıklayalım:
Antsoft’un müşterisi olan “ABC Teknoloji” e-Fatura mükellefi değildir.
Siz Logo J-Platform üzerinden fatura keserken sistem bunu otomatik algılar ve belgeyi e-Arşiv fatura olarak oluşturur.
GİB’e rapor gönderimi yapılır ve müşteriye PDF formatında e-posta ile iletilir.
Yani kullanıcı, fatura türünü seçmeden dahi, sistem doğru belgeyi oluşturur.
Bu otomasyon sayesinde hatalar ortadan kalkar ve süreç hızlanır.
e-Arşiv Fatura Oluşturma Adımları (Logo Üzerinden)
Logo J-Platform veya Logo Tiger 3 üzerinden e-Arşiv fatura oluşturmak oldukça kolaydır:
-
Cari hesap seçimi – Alıcı e-Fatura mükellefi değilse sistem uyarı verir.
-
Fatura bilgilerini doldurma – Ürün, hizmet, tutar, KDV gibi detaylar girilir.
-
Belge türü kontrolü – Sistem otomatik olarak e-Arşiv türüne geçer.
-
Fatura onayı ve gönderim – Belge onaylanır, e-posta veya portal üzerinden alıcıya gönderilir.
-
Raporlama – GİB raporlaması otomatik gerçekleşir.
➡️ Daha fazla bilgi için: Logo e-Fatura Geçiş Süreci
Logo e-Arşiv Fatura Entegrasyonu
Logo e-Arşiv, tüm Logo ERP çözümleriyle (Tiger 3, GO 3, J-Platform) entegre çalışır.
Bu entegrasyon sayesinde:
-
Faturalama süreçleri muhasebeye otomatik yansır.
-
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri aynı sistemde yönetilir.
-
e-Defter ve e-Mutabakat modülleriyle tam uyum sağlanır.
Bu yapı, işletmelere hem operasyonel verimlilik hem de denetim kolaylığı kazandırır.
e-Arşiv Fatura Saklama Süresi ve Güvenlik
GİB mevzuatına göre e-Arşiv faturaların 10 yıl boyunca saklanması gerekir.
Logo sistemleri bu süreçte kullanıcıya iki avantaj sağlar:
-
Veriler güvenli bulut ortamında saklanır.
-
İstenirse yerel yedekleme de alınabilir.
Tüm belgeler elektronik imzayla korunduğundan, üçüncü kişiler tarafından değiştirilemez veya silinemez.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Arşiv fatura, kağıt çıktısı alınmadan geçerli midir?
Evet. Elektronik imzalı PDF veya XML formatındaki e-Arşiv faturalar resmi belgedir.
e-Arşiv sistemine nasıl geçebilirim?
Logo e-Arşiv modülünü kullanarak Antsoft danışmanlığıyla kolayca geçiş yapabilirsiniz.
GİB’e manuel rapor göndermem gerekir mi?
Hayır, Logo e-Arşiv sistemi bu raporları otomatik oluşturup gönderir.
e-Fatura mükellefi bir firmaya yanlışlıkla e-Arşiv kestim, ne olur?
Sistem bu tür hataları engeller, ancak yanlış düzenlenen faturalar iptal edilebilir.
e-Arşiv Fatura ile Dijital Belgelerde Hız, Güven ve Uyum
Logo e-Arşiv, işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir adımdır.
Kağıt kullanımını ortadan kaldırır, süreçleri hızlandırır ve yasal uyumu garanti altına alır.
Antsoft olarak, e-Arşiv geçiş sürecinizi planlıyor, kurulum ve destek hizmetlerini eksiksiz sağlıyoruz.
İster büyük bir üretim firması, ister bireysel işletme olun — Logo e-Arşiv, faturalama süreçlerinizi dijital geleceğe taşır.
e-Arşiv ile faturalama artık saniyeler içinde, yasal, çevreci ve güvenli.