Antsoft ÜTS Kullanıcı Kılavuzu: Logo ERP Entegrasyonlu ÜTS Bildirim Yönetim Rehberi

Tıbbi cihaz ve medikal ürün sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için Sağlık Bakanlığı Ürün Takip Sistemi (ÜTS) bildirimlerini eksiksiz, doğru ve zamanında gerçekleştirmek yasal bir zorunluluktur. Operasyonel süreçlerin karmaşıklaşmasını önlemek ve iş yükünü en aza indirmek amacıyla geliştirilen çözümler, kurumların dijital dönüşümünde kritik rol oynar. Bu Antsoft ÜTS Kullanıcı Kılavuzu, Logo ERP sisteminizde oluşan ticari hareketlerin ÜTS platformuna hatasız biçimde aktarılması, kontrol edilmesi ve tüm bildirim aşamalarının tek bir merkezden yönetilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Rehberimiz bünyesinde; fatura detay kontrollerinden alma ve verme bildirimlerine, ihracat işlemlerinden iptal süreçlerine kadar tüm ekran modülleri, alan açıklamaları ve dikkat edilmesi gereken teknik ayrıntılar kapsamlı bir biçimde ele alınmaktadır.

1. ÜTS Bildirim Yönetimi – Fatura Detay İşlemleri ve Kontrolü

   Logo ERP üzerinde oluşturulan faturaların ÜTS’ye aktarılmadan önce satır bazında doğrulanması, hatalı veya mükerrer bildirimin önüne geçen en önemli aşamadır. Fatura Detayı ekranı, belgeye bağlı ürünlerin teknik parametrelerini doğrudan incelemenize olanak tanır.

2. Ekranın Amacı ve Kullanım Senaryosu

   Fatura listesinde yer alan ilgili fatura numarasına tıklandığında açılan bu ekran; ürün kodu, ürün adı, barkod, seri/lot numarası, takip tipi, üretim tarihi (ÜRT), son kullanma tarihi (SKT) ve QR kod verilerinin detaylı olarak denetlenmesini sağlar. Kullanıcı, Logo ERP kaynaklı verileri inceleyip doğruluğundan emin olduktan sonra bildirim sürecini başlatır.

   Alan Açıklamaları ve Veri Yapısı

   • Fatura Numarası: Logo ERP üzerindeki resmi belge numarasını temsil eder. ÜTS Verme Bildirimi süreçlerinde “Belge Numarası” (BNO) olarak referans alınır.
   • Seçim Kutusu: Aktarımı gerçekleştirilecek spesifik ürün satırlarının belirlenmesini sağlar.
   • Ürün Kodu & Adı: Malzemenin Logo ERP üzerindeki tanımı ve kodudur.
   • Barkod: Ürünün ÜTS kaydıyla eşleşen global ürün numarası bilgisidir.
   • Seri/Lot No: Tıbbi cihazın izlenebilirliğini sağlayan kritik parametredir. Veri bulunmayan durumlar boş bırakılabilir.
   • Takip Tipi: Malzemenin seri, lot veya mevcut sistem tanımına göre takip modelini gösterir. Tanımlanamayan ürünlerde “Belirsiz” ifadesi yer alır.
   • ÜRT & SKT: Ürünün üretim ve son kullanma tarihlerini ifade eder.
   • QR Kod & İndir: Ürüne ait karekod verisinin görüntülenmesini ve yerel cihaza indirilmesini sağlar.
   • Gönderildi Say: Satırın işlem durumunu manuel olarak “gönderildi” şeklinde işaretler.
   • Seçili Satırları ÜTS’ye Aktar: İşaretlenen ürünleri doğrudan ÜTS bildirim akışına dahil eder.

   İşlem Akışı ve Operasyonel Adımlar

   1. Fatura listesinden ilgili fatura numarasına tıklanarak detay ekranı açılır.
   2. Sistem, Logo ERP kaynaklı ürün satırlarını listeler.
   3. Kullanıcı; barkod, seri/lot, SKT ve ÜRT bilgilerinin doğruluğunu kontrol eder.
   4. Bildirilecek satırlar seçim kutusu ile işaretlenir; ihtiyaç halinde QR kod verisi indirilir.
   5. “Seçili Satırları ÜTS’ye Aktar” butonuna basılarak aktarım süreci tamamlanır ve gönderim durumu takip edilir.

   Önemli Notlar ve Dikkat Edilecek Noktalar

   • Ekranda gösterilen tüm veriler Logo ERP kaynaklıdır.
   • ÜTS aktarımı satır bazında yapılabildiği için faturadaki tüm ürünlerin aynı anda aktarılması zorunlu değildir.
   • Takip Tipi “Belirsiz” olan ürünler aktarılmadan önce kontrol edilmelidir. Seri/lot bilgisi eksik olan izlenebilir ürünler ÜTS tarafından reddedilebilir.
   • “Gönderildi Say” fonksiyonu çalıştırılmadan önce ilgili satırın ÜTS tarafında gerçekten işlenmiş olduğu teyit edilmelidir.

3. ÜTS Bildirimleri – Verme Bildirimi Süreçleri

   Verme Bildirimi, işletmenizden başka bir kuruma veya bayiye gerçekleştirilen ürün çıkışlarının ÜTS ortamına aktarılmasını kapsar.

   Ekranın Amacı ve Kullanım Senaryosu

   Logo ERP üzerinde oluşan satış faturalarının tarih, cari ve VKN/KUN (Kurum Ulusal Numarası) parametrelerine göre filtrelenerek ÜTS’ye iletilmesini sağlar. İşletmeler, belirledikleri tarih aralığındaki faturaları listeleyerek kurum eşleşmesini doğrular ve aktarımı gerçekleştirir.

   Alan Açıklamaları

   • Başlangıç / Bitiş Tarihi: Listelenecek faturaların tarih aralığını belirler.
   • Fatura No / Cari Ara: Belge numarası veya alıcı unvanına göre filtreleme yapar.
   • VKN / KUN: Alıcı kurumun Vergi Kimlik Numarası ve ÜTS üzerindeki Kurum Ulusal Numarasıdır.
   • KUN Bul / Arama Butonu: Girilen VKN üzerinden ÜTS sisteminde kurum sorgusu yaparak KUN bilgisini getirir.
   • ÜTS’ye Aktar: Seçili faturaları toplu olarak Verme Bildirimi sürecine iletir.

   İşlem Akışı ve Kritik Kontroller

   1. Tarih aralığı belirlenerek “Listele” butonuna basılır.
   2. Alıcı firmanın VKN ve KUN bilgileri denetlenir. KUN bilgisi eksikse VKN üzerinden sorgulama yapılır.
   3. Fatura detayları gerekirse incelenir, aktarılacak kayıtlar seçilir.
   4. Toplu gönderim için “ÜTS’ye Aktar”, ürün bazlı gönderim için detay ekranındaki aktarım butonu kullanılır.
   5. ÜTS servislerinden dönen yanıt sistem tarafından kaydedilir.

   Dikkat Edilecek Noktalar

   • KUN bilgisi hatalı olan kayıtlar ÜTS tarafından kabul edilmez. Sorgulanan KUN ile faturadaki gerçek alıcının uyuştuğundan emin olunmalıdır.
   • Seri takipli ürünlerde seri numarasının, lot takipli ürünlerde ise lot ve miktar bilgisinin doğruluğu şarttır. Mükerrer bildirim oluşturmamak adına daha önce gönderilmiş belgeler tekrar işleme alınmamalıdır.

4. ÜTS Bildirimleri – İhracat Bildirimi Yönetimi

   Yurt dışına gerçekleştirilen tıbbi cihaz satışlarının ÜTS mevzuatına uygun şekilde bildirilmesi, İhracat Bildirimi modülü üzerinden yürütülür.

   Ekranın Amacı ve Kullanım Senaryosu

   Logo ERP üzerinde kesilen ihracat faturalarının listelenmesini, alıcı ülke kodlarının doğrulanmasını ve ÜTS İhracat Bildirimi servislerine aktarılmasını sağlar.

   Alan Açıklamaları ve İşlem Akışı

   • Ülke Kodu: İhracatın yapıldığı ülkeye ait resmi koddur. Bildirimin başarısı için eksiksiz girilmelidir.
   • İhracat Bildir: Seçilen ihracat faturalarını bildirime alır.

   İşlem Adımları:

   1. Kullanıcı tarih aralığını seçer ve ihracat faturalarını listeler.
   2. Cari hesap bilgisi ile Ülke Kodu alanlarının doğruluğu denetlenir.
   3. Bildirimi yapılacak faturalar seçilerek “İhracat Bildir” butonuna tıklanır.
   4. Sistem, ÜTS servis yanıtını kayıt altına alır.

   Önemli Notlar ve Dikkat Edilecek Noktalar

   • İhracat Bildirimi, standart ürün hareketlerinden ayrı bir servis grubu olarak çalışır.
   • Ülke kodu boş veya hatalı olan faturalar işleme alınmamalıdır. Cari hesabın gerçekten yurt dışı müşterisi olduğu doğrulandıktan sonra toplu aktarım yapılmalıdır.

5. ÜTS Bildirimleri – Alma Bildirimi (Satınalma Faturaları)

   Tedarikçilerden alınan tıbbi cihazların stoklara dahil edilmesi ve ürün sahipliğinin işletmenize geçmesi için Alma Bildirimi yapılması gerekmektedir.

   Ekranın Amacı ve Kullanım Senaryosu

   Logo ERP üzerindeki satınalma faturalarının listelenerek, ürünü gönderen kurumun (tedarikçi) KUN bilgisiyle eşleştirilmesini ve ÜTS Alma Bildiriminin tamamlanmasını sağlar.

   Alan Açıklamaları

   • Gönderici Kurum No (KUN) / KUN Girin: Ürünü sevk eden tedarikçi firmanın ÜTS kurum numarasıdır.
   • ÜTS’ye Aktar: Seçili satınalma belgelerini Alma Bildirimi olarak işler.

   İşlem Akışı ve Teknik Detaylar

   1. 1. Başlangıç ve bitiş tarihleri seçilerek satınalma faturaları listelenir.
      2. Tedarikçi firmanın KUN bilgisi kontrol edilir; eksikse manuel giriş yapılır.
      3. Belgeye bağlı ürünlerin barkod, seri/lot ve miktar bilgileri kontrol edilir.
      4. Faturalar seçilerek “ÜTS’ye Aktar” butonuna basılır.

   Önemli Notlar ve Dikkat Edilecek Noktalar

   • Alma Bildirimi, ürünü gönderen kurumun oluşturduğu Verme Bildirimi ile eşleşmelidir. Bu süreçte Verme Bildirim ID (VBID) veya Gönderen Kurum Numarası (GKK) referans alınabilir.
   • Doğru tedarikçiden gelmeyen veya seri/lot bilgisi gönderici bildirimiyle eşleşmeyen ürünlerde Alma Bildirimi hatası alınabilir.

6. İptal Bildirimleri – Verme Bildirimi İptal İşlemleri

   Hatalı veya iptal edilen satış faturaları için daha önce yapılmış ÜTS Verme Bildirimlerinin sistem üzerinden geri çekilmesi gerekmektedir.

   Ekranın Amacı ve Kullanım Senaryosu

   Daha önce başarılı bir şekilde ÜTS Verme Bildirimi iletilmiş faturaların listelenmesini ve bildirimin iptal edilmesini kapsar.

   Alan Açıklamaları ve Operasyonel Adımlar

   • Son İşlem Tarihi: Faturaya ait son ÜTS bildirim zamanını gösterir.
   • Başarılı Bildirim Sayısı: Fatura kapsamında ÜTS tarafında başarılı şekilde oluşturulan bildirim adedini ifade eder.
   • Detay: İptal edilecek spesifik bildirim satırlarının açılmasını sağlar.

   İşlem Akışı:

   1. Verme İptal Bildirimi ekranından tarih aralığı veya Fatura No ile arama yapılır.
   2. Faturanın yanında yer alan “Detay” butonuna tıklanır.
   3. Faturaya bağlı başarılı bildirim kayıtları arasından iptal edilecek satır seçilir.
   4. ÜTS Verme Bildirimi iptal işlemi onaylanır ve dönen sonuç kontrol edilir.

   Dikkat Edilecek Noktalar

   1. İptal işlemi doğrudan fatura numarasından değil, faturaya bağlı başarılı bildirim kayıtları üzerinden yürütülmelidir.
   2. İptal öncesinde belgenin Logo ERP tarafındaki ticari durumu kontrol edilmeli, zaten iptal edilmiş veya geçersizleşmiş kayıtlar için tekrarlayan işlemler yapılmamalıdır.

7. İptal Bildirimleri – Üretim Bildirimi İptal İşlemleri

   İmalatçı firmaların hatalı üretim bildirimi yapması veya üretim kaydının ERP tarafında revize edilmesi durumunda kullanılan modüldür.

   Ekranın Amacı ve Kullanım Senaryosu

   Daha önce ÜTS’ye başarılı şekilde iletilen Üretim Bildirimlerinin tespit edilerek ilgili kayıt bazında iptal sürecine alınmasını sağlar.

   Alan Açıklamaları ve İşlem Akışı

   • Faturaları / Kayıtları Listele: Belirlenen kriterlerdeki üretim bildirimlerini getirir.
   • Detay: Başarılı üretim bildirimi satırlarını görüntüler.

   İşlem Adımları:

   1. Üretim İptal Bildirimi ekranından ilgili kayıtlar listelenir.
   2. İptal edilecek faturanın/üretim kaydının “Detay” ekranı açılır.
   3. Doğru seri/lot ve ürün satırı tespit edilerek iptal işlemi gerçekleştirilir.
   4. ÜTS servislerinden gelen onay yanıtı teyit edilir.

   Önemli Notlar ve Dikkat Edilecek Noktalar

   • Üretim iptallerinde ürünün takip tipine (seri, lot, adet) göre doğru kaydın seçilmesi hayati önem taşır.
   • Yanlış seri/lot iptali, stok izlenebilirliğini bozabilir.
   • İptal işlemi tamamlanmadan ilgili ürün üzerinde yeni bir hareket veya satış bildirimi oluşturulmamalıdır.

Sonuç ve Genel Değerlendirme

Antsoft ÜTS entegrasyonu, Logo ERP ile Sağlık Bakanlığı Ürün Takip Sistemi arasındaki veri akışını otomatize ederek operasyonel riskleri en aza indirir. Bu Antsoft ÜTS Kullanıcı Kılavuzu içerisinde belirtilen işlem adımlarına, alan doğrulamalarına ve uyarı noktalarına dikkat edilmesi; kurumunuzun yasal uyumluluğunu korurken iş süreçlerinde yüksek verimlilik sağlayacaktır. Bildirim süreçlerinde karşılaşılan sistemsel Hata Kodları ve özel durumlar için Antsoft Bilişim Hizmetleri teknik destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.