Logo ERP ÜTS Entegrasyonu ve Bildirim Yönetimi ile Medikal Süreçlerde Dijital Dönüşüm

Sağlık ve medikal sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için Ürün Takip Sistemi (ÜTS) bildirimlerinin eksiksiz, doğru ve zamanında yapılması yasal bir zorunluluktur.  BAntsoft Bilişim Hizmetleri tarafından geliştirilen Antsoft ÜTS Bildirim Yönetimi, ERP sisteminizde oluşan fatura ve ürün hareketlerini doğrudan ÜTS platformuna aktararak operasyonel yükü ortadan kaldırır. Karmaşık veri girişlerini sadeleştiren bu entegrasyon çözümü, medikal ürünlerin seri ve lot takibinden ihracat bildirimlerine kadar tüm adımları tek bir arayüz üzerinden yönetmenize olanak tanır.

Logo ERP ÜTS Entegrasyonu Nedir ve Hangi Modülleri İçerir?

Antsoft ÜTS Bildirim Yönetimi, Logo ERP üzerindeki fatura, satınalma ve üretim verilerini ÜTS Web Servisleri ile tam uyumlu hale getiren modüler bir yazılım çözümüdür. Sistem bünyesinde barındırılan modüller, ekranlar ve akışlar sayesinde işletmelerin tüm bildirim ve iptal ihtiyaçlarına uçtan uca yanıt verilir.

1. ÜTS Bildirim Yönetimi ve Fatura Detayı

Fatura listesinden ilgili fatura numarasına tıklandığında açılan Fatura Detayı ekranı, belgeye bağlı tüm ürün satırlarının detaylı bir şekilde kontrol edilmesini sağlar. Bu ekran üzerinden:

• Product/Malzeme kodu, ürün adı, barkod ve seri/lot bilgileri,

• Takip tipi (seri, lot veya belirsiz),

• Üretim tarihi (ÜRT) ve son kullanma tarihi (SKT) bilgileri,

• Ürüne ait QR/karekod verileri incelenebilir ve indirilebilir.

Kullanıcılar uygun ürün satırlarını seçerek “Seçili Satırları ÜTS’ye Aktar” butonu vasıtasıyla aktarım sürecini başlatırlar. Böylece faturanın tamamını aktarma zorunluluğu kalmadan satır bazında esnek bildirim yönetimi sağlanır.

2. Verme Bildirimi İşlemleri

Logo ERP üzerinde oluşturulan satış faturaları, Verme Bildirimi ekranında belirlenen tarih aralıklarına veya cari/fatura arama kriterlerine göre listelenir. Faturanın karşı tarafındaki kurumun Vergi Kimlik Numarası (VKN) kontrol edilir; sistemde ÜTS Kurum Numarası (KUN) eksikse VKN üzerinden sorgulama yapılarak KUN bilgisi tespit edilir.

Verme Bildirimi kapsamında ürün numarası, seri/lot bilgisi, miktar, KUN ve belge numarası (BNO) gibi temel veriler ÜTS’ye iletilir. Kullanıcılar ister faturaları toplu olarak ister ürün bazında detay ekranından seçerek aktarım gerçekleştirebilirler.

3. İhracat Bildirimi Yönetimi

Logo ERP üzerinde gerçekleşen yurt dışı satışlarına ait ihracat faturaları ayrı bir bildirim akışı altında ele alınır. İhracat Bildirimi ekranında listelenen kayıtların alıcı cari bilgileri ve hedef Ülke Kodu alanları kontrol edilir. Doğru ülke kodu eşleştirmesi yapıldıktan sonra “İhracat Bildir” seçeneği ile kayıtlar ÜTS İhracat Bildirimi sürecine aktarılır.

4. Alma Bildirimi ve Satınalma Fatura Listesi

Tedarikçilerden alınan ürünlerin sahipliğinin kuruma geçirilmesi için Alma Bildirimi ekranı kullanılır. Satınalma faturaları listelendikten sonra ürünü gönderen firmaya ait Gönderici Kurum Numarası (KUN) kontrol edilir veya “KUN Girin” alanından manuel olarak tanımlanır. Birden fazla kurumdan benzer ürün hareketleri olması durumunda, doğru göndericinin tespiti için Gönderen Kurum Numarası (GKK) ve Verme Bildirim ID (VBI) bilgileriyle eşleştirme yapılarak Alma Bildirimi güvenle tamamlanır.

İptal İşlemleri ve ÜTS Sorgulama Modülleri

Hatalı bildirimlerin düzeltilmesi veya karşı tarafın alım durumunun takip edilmesi, işletmelerin operasyonel verimliliği açısından son derece kritik bir role sahiptir. Logo ERP ÜTS Entegrasyonu, gelişmiş iptal ve sorgulama yetenekleriyle bu süreçleri güvence altına alır.

Verme ve Üretim Bildirimi İptal İşlemleri

İptal Bildirimleri menüsü altında yer alan Verme İptal ve Üretim İptal ekranları, daha önce başarılı şekilde ÜTS’ye gönderilmiş kayıtların listelenmesini sağlar.

• İptal işlemleri doğrudan fatura numarası üzerinden değil, ilgili faturaya bağlı başarılı bildirim kayıtlarının “Detay” ekranı açılarak yürütülür.

• Bir faturada birden fazla seri/lot veya ürün bulunabileceği için yalnızca hatalı olan bildirim satırının iptali gerçekleştirilebilir.

• İptal işlemi tamamlandıktan sonra ÜTS servisinden dönen sonuçlar sistem tarafından kaydedilerek bildirim durumu güncellenir.

Firma Sorgulama ve Logo Cari Kart Eşleştirme

ÜTS üzerinde kayıtlı kurum bilgileri ile Logo ERP carilerinin uyuşması bildirimlerin başarısı için temel şarttır. Firma Sorgulama ekranında Vergi Numarası girilerek ÜTS veritabanında arama yapılır. Sorgu sonucunda ekrana gelen Kurum No, Firma Unvanı, Vergi No, MERSİS No ve AKTİF/PASİF Durum bilgileri doğrulanır. Bulunan ÜTS kurum kaydı “Logo Cari Kart Eşleştirme” alanından ilgili Logo cari hesabı ile ilişkilendirilerek sonraki Verme ve Alma bildirimlerinin otomatik olarak doğru kuruma yönlendirilmesi sağlanır.

Geri Bildirim Sorgulama ve Alma Kontrolü

Verme Bildirimi yapılmış bir ürünün karşı kurum tarafından teslim alınıp alınmadığını kontrol etmek için Geri Bildirim Sorgulama ekranı kullanılır.

• Faturaya bağlı başarılı işlemler ürün ve seri bazında detay modalında listelenir.

• Her başarılı Verme Bildirimi sonrasında oluşan benzersiz Bildirim ID (BID) üzerinden tekil, seçili veya “Tümünü Sorgula” seçenekleriyle kontrol yapılır.

• Ayrıca fatura listesinden bağımsız olarak “Manuel BID Sorgula” alanı vasıtasıyla spesifik bir bildirim kimliği doğrudan sorgulanabilir.

• Bu kontrol mekanizması sayesinde bildirimin yalnızca gönderim aşaması değil, karşı tarafın ürünü kabul etme durumu da anlık olarak takip edilir.

Kullanımda Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar

Sistem üzerinde işlem yaparken veri bütünlüğünü korumak ve ÜTS servislerinden hata almamak adına aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

Veri Doğrulama ve Eşleştirme Kontrolleri

1. Takip Tipi “Belirsiz” Kayıtlar: Takip tipi belirlenemeyen ürünler ÜTS’ye aktarılmadan önce kontrol edilmeli, seri veya lot takipli ürünlerde Seri/Lot No bilgisinin eksik olmamasına özen gösterilmelidir.

2. KUN ve VKN Uyumu: Faturadaki VKN üzerinden sorgulanan kurumun, gerçek alıcı veya tedarikçi firma ile aynı olduğu doğrulanmalıdır. Pasif durumdaki kurumlarla eşleştirme yapılmamalıdır.

3. Mükerrer Bildirim Engelleme: Daha önce ÜTS’ye başarıyla aktarılmış fatura veya ürün satırlarının tekrar gönderilmesini önlemek için mevcut işlem durumları kontrol edilmelidir.

4. “Gönderildi Say” Kullanımı: Fatura detayında yer alan “Gönderildi Say” butonu, yalnızca ürünün gerçekten ÜTS tarafında işlendiğinden emin olunduktan sonra kullanılmalıdır.

5. Tarih ve Barkod Doğruluğu: Ürünlerin barkodlarının ÜTS tanımıyla uyumu ve ÜRT/SKT tarihlerinin Logo ERP kayıtlarıyla tutarlılığı kontrol edilmelidir.

Antsoft Bilişim Hizmetleri imzası taşıyan bu entegrasyon çözümü; modüler yapısı, gelişmiş sorgulama seçenekleri ve kullanıcı dostu ekranlarıyla işletmenizin ÜTS bildirim süreçlerini uçtan uca güvenli, hızlı ve hatasız bir şekilde yönetmesini sağlar.