İş dünyasında dijital dönüşüm, yalnızca teknolojiyi mevcut süreçlere entegre etmekten ibaret değildir; aynı zamanda çalışan motivasyonunu artıran, şeffaflığı sağlayan ve operasyonel yükleri ortadan kaldıran stratejik bir adımdır. Logo Yazılım’ın önde gelen iş ortaklarından Antsoft Bilişim, bu vizyon doğrultusunda portföyüne dahil ettiği Masraff uygulaması ile iş ortaklarının mali süreçlerinde değer yaratmaya devam ediyor.

Antsoft Bilişim Genel Müdürü Şahnaz Talus ile gerçekleştirdiğimiz keyifli röportajda; Masraf uygulamasının portföye dahil edilme sürecini, sahadan alınan geri bildirimleri ve bu güçlü ortaklığın yarattığı gerçek bir başarı hikayesini konuştuk.

Stratejik Bir Karar: Neden Masraff?

Antsoft olarak her zaman önceliklerinin, iş ortaklarının operasyonel süreçlerini kolaylaştıracak ve onlara katma değer sağlayacak çözümler sunmak olduğunu belirten Şahnaz Talış, masraf yönetiminin şirketler için kronik bir zorluk noktası olduğunu vurguluyor:

“Özellikle grup şirketleri ya da holding yapılarında süreçler karmaşıklaştıkça bu ihtiyaç çok daha belirgin hale gelmeye başladı. Masraff’ı portföyümüze katarken amacımız tam da bu süreci sadeleştirmek, dijitalleştirmek ve tamamen kontrol edilebilir hale getirmekti.”

Sahadaki Direnci Tersine Çeviren Teknoloji: Yapay Zeka ve OCR

Yeni bir yazılım ya da ürün sahaya indirildiğinde genellikle belirli bir kullanıcı direnciyle karşılaşılır. Ancak Masraf uygulamasında tam tersi bir süreç yaşandı. Uygulamanın pratikliği, yapay zeka desteği ve OCR (Optik Karakter Tanımlama) teknolojisinin hızı, kullanıcıların ilk günden itibaren sistemi benimsemesini sağladı.

Normal şartlarda saha ekiplerinin fişleri biriktirip ay sonunda toplu işlemeye yatkın olduğunu, bunun da iş yükünü katladığını hatırlatan Talış, Masraf’ın getirdiği yeniliği şöyle özetliyor: “Masraf’ın anlık kayıt özelliği bu negatifliği tamamen tersine çevirdi. Fişlerin saniyeler içinde okunması, onayların hızla tamamlanması ve masraf ödemelerinin zamanında yapılması iş ortaklarımızın en sevdiği özellikler haline geldi.”

Gerçek Bir Başarı Hikayesi: “Emeğimiz Değer Göruyor”

Şahnaz Hanım, bir iş ortaklarından aldıkları ve tüm sürecin insani boyutuna da dokunan harika bir geri bildirimi bizlerle paylaştı:

“Bir iş ortağımız, geçmişte şirketlerinde masraf girişlerinin sürekli ertelendiğini, evrak toplama ve onay süreçlerinin çok uzun zaman aldığını paylaştı. Bugün ise saha ekipleri mobil özellik sayesinde fişin fotoğrafını çeker çekmez masrafını sisteme anında yüklüyor; yöneticiler de önlerine düşen masrafa saniyeler içinde onay verebiliyor. Bu dönüşüm yalnızca operasyonel verimliliği artırmakla kalmadı, çalışanların motivasyonunu da güçlendirdi. Ödemelerin hızlanması, ekiplerde ’emeğimiz değer görüyor’ duygusunu perçinledi.”

Bu süreçten en çok fayda sağlayan bir diğer departman ise muhasebe ekipleri oldu. Önceden saatler süren manuel fiş girişleri, düzeltmeler ve kuruş peşinde koşma gibi operasyonel yükler, Masraff sayesinde bir yük olmaktan çıkıp iş akışının doğal bir parçası haline geldi.

Teknik Esneklik ve Sıfıra Yakın Hata Oranı

Masraf’ın iş ortaklarına sağladığı en büyük kazanımlardan biri süreçlerin tamamen ölçülebilir ve şeffaf hale gelmesi. Manuel sistemlerdeki hataları yakalamanın zorluğuna değinen Şahnaz Talış, sistemin teknik esnekliğine dikkat çekiyor.

Örneğin; aynı yemek masrafı, çalışanın bağlı olduğu birime göre farklı muhasebe kodlarıyla otomatik olarak eşleşebiliyor. Farklı firmalarda veya veri tabanlarında bile tek bir kanaldan, sadece ilgili firmaya giriş yapılarak işlem tamamlanabiliyor. En önemlisi de olası eşleşme hatalarında sistemin anlık hata bildirimi vermesi, kontrol mekanizmalarını güçlendirirken hata oranını neredeyse sıfıra indiriyor.

Ortak Değerler ve Güçlü Gelecek Vizyonu

Antsoft ve Masraff arasındaki iş birliğini “dijital dönüşüm yolculuğunun değerli bir parçası” olarak tanımlayan Şahnaz Talus, bu ortaklığın sadece bir ürün satışı değil, iş süreçlerine kalıcı bir değer katma vizyonu olduğunu belirtiyor:

“Antsoft olarak mottomuz; iş ortaklarımızın verimliliğini artırmak ve mutlu iş birlikleri kurmaktır. Masraff ile aynı dili konuşmak bizim için çok kıymetli. Biz sadece ürünün kalitesine değil; sorunlar karşısında gösterilen tutuma, hızlı reflekslere ve iletişimdeki samimiyete de fazlasıyla önem veriyoruz. Bu güçlü uyum, ekosistemimizde daha bütünsel çözümler sunmamızı ve iş ortaklarımızın günlük iş akışlarını kolaylaştırmamızı sağlıyor.”

Antsoft Bilişim, Masraff uygulamasıyla hizmet kalitesine güç katarken iş ortaklarının hayatını somut şekilde kolaylaştırmaya, güven ve ortak başarı üzerine kurulu yeni başarı hikayeleri yazmaya gururla devam ediyor.